【北京市档案局丨规范性文件】办公自动化系统电子文件管理功能需求指南

北京市档案局规范性文件汇编(1985一2014)】北京市档案局关于印发《办公自动化系统电子文件管理功能需求指南》的通知(京档发〔2006〕11号2006年11月1日)市属各委、办、局、总公司（集团）、人民团体、高等院校档案部门：为适应市属单位办公自动化系统电子文件管理工作的实际需要，促进数字档案资源建设，根据档案法律法规和国家以及本市有关电子文件管理规定、标准，我局研究制定了《办公自动化系统电子文件管理功能需求指南》。现将该指南印发给你们，并提出以下要求，请认真贯彻执行。一、要认真组织好宣贯活动，使有关领导和人员都能深刻认识做好电子文件归档与电子档案管理工作的重要意义，从保证网络时代社会记忆的齐全、完整的角度，重视并做好电子文件管理工作。二、要主动、及时介入本单位办公自动化系统建设，以本指南为指导，根据单位的实际情况，编制详细、具体的电子文件管理功能需求方案，使系统建设适应电子文件管理的需要，保证电子文件管理工作与办公自动化系统建设同步进行。三、要加强办公自动化系统运行后电子文件形成、运转过程的监督、检查工作，认真落实本指南提出的要求、措施，以真实、完整、有效、安全为原则，确保应当归档的电子文件收集齐全、归档及时，确保电子档案管理科学、有效利用。办公自动化系统电子文件管理功能需求指南(北京市档案局2006年11月1日印发)第一章总则第一条为加强办公自动化系统电子文件归档与电子档案管理工作，确保电子文件的真实、完整、有效与安全，根据国家及本市档案法律法规及电子文件管理方面的有关规定，制定本指南。第二条本指南所称的电子文件是指在单位建立的办公自动化系统中形成、运转的电子公文及其他数据。第三条本指南适用于各单位办公自动化系统（以下简称“系统”）电子文件的积累、归档及电子档案的管理。第四条系统应赋予档案部门浏览电子文件运转及归档各环节的权限。第五条系统应具备为每一份系统管理的文件，指定一个唯一标识符的功能。第六条系统应具备将电子文件元数据和背景信息与电子文件相关联的功能，以便其能够被输出。凡是反映电子文件真实性、有效性，保证其长期可读的元数据和背景信息都应当通过系统自动获取或从其他表单中引用的方式，予以保存。第七条在系统中应设置《电子文件登记表》、《电子文件目录》，表格样式详见《北京市电子文件归档与管理暂行规定》（京档发〔2004）14号)。,政策法规取自北京市档案局相关文件不台白档案业务请联系：010-65675232.1851156512692KEYI AR▣HVES24小时服务热线：400-9988-436